Syarat dan Aturan Pelaksanaan Sertifikasi ISPO

Syarat dan Aturan Pelaksanaan Sertifikasi ISPO

    1. PENDAHULUAN
      1. Sertifikasi ISPO adalah rangkaian kegiatan penilaian kesesuaian terhadap usaha perkebunan kelapa sawit yang berkaitan dengan pemberian jaminan tertulis bahwa produk dan/atau tata Kelola perkebunan kelapa sawit telah memenuhi prinsip dan kriteria ISPO.
      2. Sertifikasi ISPO kepada Perusahaan Perkebunan dilakukan dengan menerapkan 7 (tujuh) prinsip, yaitu:
        1. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan;
        2. Penerapan praktik perkebunan yang baik
        3. Pengelolaan lingkungan hidup, sumber daya alam, dan keanekaragaman hayati;
        4. Tanggung jawab ketenagakerjaan;
        5. Tanggung jawab sosial dan pemberdayaan ekonomi masyarakat
        6. Penerapan transparansi; dan
        7. Peningkatan usaha secara berkelanjutan
      3. Sertifikasi ISPO kepada Pekebun dilakukan dengan menerapkan 5 (lima) prinsip, yaitu:
        1. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan;
        2. Penerapan praktik perkebunan yang baik
        3. Pengelolaan lingkungan hidup, sumber daya alam, dan keanekaragaman hayati;
        4. Penerapan transparansi; dan
        5. Peningkatan usaha secara berkelanjutan
    2. ACUAN Acuan dalam pelaksanaan sertifikasi ISPO, adalah:
      1. Standar SNI ISO/IEC 17065 Penilaian Kesesuaian – Persyaratan untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa, Conformity assessment – Requirements For Bodies Cerifiying Product, Process and Services
      2. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2020 tanggal 13 maret 2020 tentang Sistem Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia,
      3. Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 38 tahun 2020 tanggal 16 November 2020 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia,
      4. Keputusan Direktur Jenderal Perkebunan Nomor: 348/Kpts/OT.050/12/2020 tanggal 08 Desember 2020 tentang Pedoman Pencantuman Logo Penyelenggaraan Sertifikasi Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia.
    3. RUANG LINGKUP SKEMA SERTIFIKASI ISPO Ruang lingkup Skema Sertifikasi ISPO, adalah:
      • Perkebunan Budidaya Kelapa Sawit (IUP-B)
      • Industri Pengolahan Kelapa Sawit (IUP-P)
      • Perkebunan Budidaya Kelapa Sawit Terintegrasi dengan Pengolahan (IUP)
      • Perkebunan Kelapa Sawit Rakyat (Pekebun)
    4. PROSES SERTFIKASI ISPO
      1. Pembentukan Sumberdaya
        1. Pembentukan sumberdaya yang dibutuhkan untuk kegiatan Sertifikasi ISPO ini dilakukan oleh personil pengambil keputusan, personil reviewer dan tim auditor (tim evaluator).
        2. Jumlah personil tersebut khususnya jumlah tim auditor ditetapkan dengan mempertimbangkan jumlah sampel, luas areal dan aksesbilitas dan jumlah blok areal yang akan diaudit.
      2. Audit Tahap I
        1. Audit Tahap I dilakukan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian sertifikasi ISPO.
        2. Audit Tahap 1 mencakup kegiatan:
          1. Tinjauan terhadap dokumen legalitas
          2. Sampel kebun dan pengolahan yang akan diaudit tahap 2
          3. Titik kritis dari kebun dan pengolahan, misalnya kawasan lindung, TPS Limbah B3, kebun dengan kemiringan tertentu
          4. Pemilihan para pemangku kepentingan
        3. Output dari audt Tahap I adalah laporan Audit Tahap I, yang memberkan rekomendasi berupa:
          1. Audit tahap I “memenuhi” dan dapat dilaksanakan pada audit selanjutnya berupa audit Tahap II
          2. Audit Tahap I “tidak memenuhi”, maka diberikan waktu perbaikan selama 6 (enam) bulan sejak penilaian audit tahap I.
          3. Apabila dalam waktu 6 (enam) bulan tidak dapat diperbaiki, proses audit tahap I dihentikan dan permohonan dikembalikan ke pemohon disertai alasan penghentian.
      3. Audit Tahap II
        1. Audit Tahap II dilakukan setelah audit tahap I dinyatakan telah memenuhi sesuai ketentuan yang berlaku.
        2. Audit Tahap 2 meliputi penilaian:
          1. Seluruh dokumen
          2. Penerapan Prinsip dan Kriteria
          3. Kompetensi dari petugas karyawan yang terlibat
          4. Konfirmasi penerapan Prinsip dan Kriteria kepada para pemangku kepentingan yang dipilih
        3. Apabila dalam pelaksanaan Audit ditemukan ketidaksesuaian terhadap verifier, Tim Auditor wajib membuat Laporan Ketidaksesuaian.
        4. LKS harus ditindaklanjuti selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sejak terbitnya Laporan Ketidaksesuaian (LKS), apabila pemohon tidak dapat melakukan perbaikan sampai batas waktu yang ditentukan maka proses audit tahap II dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian.
        5. Apabila audit tahap 2 tidak memenuhi ketentuan penilaian, diberikan waktu perbaikan paling lama 6 bulan. Apabila dalam waktu 6 bulan tidak dapat diperbaiki, proses audit tahap 2 dihentikan dan permohonan dikembalikan ke pemohon disertai alasan penghentian.
        6. Jika dokumentasi Prinsip dan Kriteria ISPO dan praktek operasionalnya telah memenuhi persyaratan secara effektif, maka penerapannya dianggap efektif dan sertifikasi akan direkomendasikan.
        7. Sebagai pemenuhan persyaratan sertifikasi ISPO, Pelaku Usaha mempunyai minimal 2 auditor internal bagi perusahaan dan minimal 5 auditor internal bagi grup perusahaan.
      4. Pengambilan Keputusan Sertifikasi
        1. Pengambilan keputusan dilaksanakan setelah ketidaksesuaian ditindaklanjuti oleh auditee dengan memuaskan.
        2. Pengambilan keputusan sertifikasi ISPO dilakukan paling lama 1 bulan setelah proses audit selesai dan dinyatakan lengkap.
        3. Pengambilan keputusan sertifikasi ISPO dengan didasarkan pada mekanisme yang jelas dan transparan dan berdasarkan hasil pencermatan serta validasi laporan hasil audit
        4. Pengambil Keputusan dilakukan oleh sumber daya manusia yang tidak memiliki konflik kepentingan dan ditetapkan oleh surat keputusan Direktur Utama.
        5. Pengambilan keputusan sertifikasi ISPO berupa pemberian sertifikat ISPO atau penolakan pemberian sertifikat ISPO.
        6. Sertifikat akan ditebitkan apabila seluruh verifier dinyatakan memenuhi
        7. Keputusan pemberian sertikat ISPO ditindaklanjuti dengan penerbitan sertifikat ISPO.
        8. Sertifikat ISPO berlaku 5 tahun.
        9. Keputusan penolakan pemberian sertifikat ISPO akan diinformasikan kepada pemohon disertai dengan alasan penolakan.
        10. Penerbitan sertifikat di publikasikan di laman website http://sarbisertifikasi.com
    5. PENGGUNAAN LOGO
      1. Sertifikat tanda kesesuaian dan penggunan logo ISPO dapat digunakan setelah dinyatakan memenuhi dan layak untuk diterbitkan sertifikat
      2. Penggunaan Logo diatur dalam kontrak tersendiri.
      3. Pemantauan terhadap penggunaan sertifikat dan pengggunaan logo ISPO yang telah diberikan melalui kegiatan penilikan, laporan pihak ketiga dan/atau audit khusus.
      4. Penggunaan Logo dan tanda kesesuaian mengacu pada:
        1. Keputusan Direktur Jenderal Perkenbunan No. 348/Kpts/OT.050/12/2020;
        2. KAN U-03 tentang Aturan penggunan Logo dan tanda kesesuaian sertifikasi; dan
        3. prosedur mutu SIC-Mutu-16.ISPO
      5. Penyalahgunaan ketentuan sebagaimana yang diatur dalam ayat (3) dalam pasal ini merupakan pelanggaran oleh karenanya PIHAK KEDUA akan dikenakan sanksi sebagaimana diatur dalam kontrak ketentuan penggunaan tanda kesesuaian dan logo ISPO.
    6. Pemeliharaan Sertifikasi (Audit Survailen/Penilikan)
      1. Audit Survailen/Penilikan 1 dilaksanakan antara 9 bulan sampai dengan 12 bulan sejak tanggal keputusan sertifikasi.
      2. Penilikan selanjutnya dilaksanakan dihitung berdasarkan 24 bulan, 36 bulan dan 48 bulan dari tanggal keputusan sertifikasi awal.
      3. PIHAK KEDUA dapat mengajukan pengunduran waktu penilikan dengan menyampaikan penyampaian secara tertulis kepada PIHAK PERTAMA, dan akan diproses sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
    7. Audit Sertifikasi Ulang (Resertifikasi)
      1. Paling lama 6 bulan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikat ISPO, dilakukan permohonan sertifikasi ulang. Pelaksanaan sertifikasi ulang dilakukan melalui audit tahap 1 dan audit tahap 2.
      2. Keputusan sertifikasi ulang ditetapkan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikasi ISPO dan paling lama 4 bulan terhitung sejak hari terakhir audit tahap 2.
    8. Audit khusus
      1. Audit khusus adalah audit lapangan yang dilakukan diluar jadwal audit reguler. Audit khusus dilakukan karena:
        • Adanya permohonan perluasan ruang lingkup Sertifikasi ISPO oleh Pelaku Usaha;
        • Tindak lanjut keluhan/banding; atau
        • Perubahan manajemen dan/atau pemilikan
      2. Pelaksanaan audit khusus dengan melakukan pemberitahuan
    9. Pembekuan Sertifikat
      1. Sertifikat akan dibekukan apabiila:
        1. Tidak bersedia dilakukan kunjungan surveilence/penilikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan
        2. Tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan dari hasil temuan ketidaksesuaian dan kegiatan surveilence/resertifikasi dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
        3. Meminta pembekuan sertifikat secara sukarela
        4. Penyidikan atau penanganan keluhan, menunjukkan hasil yang tidak sesuai dengan persyaratan sertifikasi ISPO
        5. Menyalahgunakan dalam penggunaan logo ISPO dan tanda kesesuaian.
      2. Jangka waktu pembekuan yang berkisar 3 – 6 bulan, mempertimbangkan masalah yang menyebabkan pembekuan.
      3. Sertifikat yang telah dibekukan dapat diaktifkan kembali, jika masalah yang menyebabkan pembekuan telah diselesaikan,
      4. selama masa pembekuan sertifikat Auditee tidak diperkenankan untuk menggunakan sertifikat dan logo ISPO untuk kepentingan apapun.
      5. PT. SIC akan mempublikasikan perihal penangguhan sertifikat melalui website https://sarbisertifikasi.com
    10. PENCABUTAN SERTIFIKAT
      1. Sertifikat akan dapat dicabut apabila:
        1. Dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya.
        2. Merupakan suatu badan usaha dalam tahap likuiditas.
        3. Tidak menyelesaikan penyebab pembekuan sertifikat dalam jangka waktu 6 (enam) bulan.
        4. Telah terbukti melakukan penipuan, pemalsuan, kecurangan, menyembunyikan informasi dengan sengaja atau pelanggaran hukun lainnya.
        5. Habis masa berlakunya sertifikat dan tidak diperpanjang
        6. Izin usaha (ijin operasiomal) dicabut oleh Kementerian Pertanian
        7. Meminta pencabutan sertifikat secara sukarela
      2. Dilarang menggunakan sertifikasi dan/atau tanda kesesuaian pada produk dan media lainnya.
      3. Pencabutan sertifikat dipublikasikan dalam website https://sarbisertifikasi.com
    11. KOMUNIKASI
      1. PT SIC akan mengkomunikasikan terkait adanya perubahan peraturan yang terkait dengan proses sertifikasi ISPO.
      2. Auditee diminta untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan peraturan yang terkait dengan prosese sertifikasi.
      3. PT SIC akan melakukan audit pemenuhan terhadap peruabahan peraturan, yang dilakukan bersamaan dengan kegiatan audit penilikan berikutnya dan/atau waktu tertentu yang disepakati oleh kedua belah pihak.
    12. KELUHAN
      1. Keluhan dan pengaduan disampaikan oleh pemohon kepada PT SIC dengan melampirkan dokumen persyaratan namun tidak terbatas pada:
        • Keluhan yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh yang menggugat atau kuasanya;
        • Dokumen pendukung; dan
        • Usulan cara penyelesaian permasalahan.
      2. PT SIC akan memproses penyelesaian keluhan sesuai ketentuan yang berlaku.
      3. Pemohon yang tidak puas terhadap proses penyelesaian keluhan dan pengaduan dapat pengajukan banding kepada Komite ISPO.
      4. PT SIC melaporkan penyelesaian keluhan dan pengaduan kepada Menteri Pertanian.
    13. MEKANISME TRANSFER DAN TANGGUNGGUGAT KEUANGAN
      1. Pemegang sertifikat dapat melakukan kegiatan penilikan melalui mekanisme transfer kepada Lembaga sertifikasi lain dengan ketentuan sebagai berikut:
        1. Menyampaikan surat resmi disertai dengan surat pengajuan permohonan transfer sertifikat kepada LS-ISPO yang dikehendaki.
        2. Pemegang sertifikat mengembalikan sertifikat yang telah diterbitkan.
        3. PT SIC mempublikasikan pembatalan sertifikat yang telah diterbitkan setelah proses mekanisme transfer sertifikat telah selesai.
        4. Segala biaya yang menyertai transfer sertifikat atas kemauan pemegang sertifikat menjadi tanggungjawab PIHAK KEDUA.
      2. Apabila karena sesuatu hal PIHAK PERTAMA akreditasi dicabut, maka:
        1. PT SIC akan tetap kooperatif dan berkoordinasi dengan PARA PIHAK khususnya Lembaga Sertifikasi ISPO Penerima Transfer dalam memberikan informasi dan data dengan tetap menjamin kerahasiaan data klien sesuai peraturan yang berlaku.
        2. Biaya yang ditanggung oleh PT SIC atas mekanisme transfer sertifikat pada kondisi ini.
        3. Besarnya biaya yang ditanggung sesuai dengan kesepakatan dengan pemegang sertifikat dan/atau Lembaga Sertifikasi penerima transfer, dan maksimal biaya yang ditanggung sesuai kontrak kerjasama antara PT SIC dan pemegang sertifikat pada audit terakhir.